「手抜き」という言葉には、何かとネガティブな印象を持たれがちです。
しかし、効率アップを目指す上で、手抜きは非常に重要な役割を果たします。
普段から優秀な人たちは、業務の中で「手抜き」を意識しながら、重要な仕事にフォーカスすることで、効率をアップさせています。
手抜きは悪いこと？
この記事では、具体的な仕事術を紹介しながら、「手抜き」がどのように効率アップにつながるのか、また、優秀な人たちがどのように実践しているのかについて解説していきます。
優秀な人の手抜きと効率化は紙一重
「手抜き」という言葉には、仕事を適当にやるという意味合いがあるため、何かとネガティブな印象を持たれがちです。
しかし、手抜きと言っても、仕事を手抜きするわけではありません。
むしろ、手抜きすることで、無駄な時間を削減し、重要な仕事に集中できるようになります。
優秀な人たちは、仕事を効率的にこなすために、「手抜き」という「無駄な手作業を抜いていく」という視点で業務を見つめ、重要な仕事と重要でない仕事にきちんと見抜く目を持っています。
同時に、それは業務に対しての本質的な理解を伴っているということでもあります。
例えば、優先度の高いタスクに取り組み、余分な作業を省略することで、時間の節約や効率化につながりますから、業務効率を上げるための仕事術のひとつなのです。
それでは、具体的な手抜き視点の仕事術の方法についてご紹介していきます。
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仕事術１：重要な業務の見極め
仕事において、重要な業務に集中することが効率アップの鍵です。
しかし、多くの人が、どの業務が重要であるのか見極めることができず、無駄な時間を費やしてしまっています。
そこで、優秀な人たちは、パレートの法則を活用して、重要な業務を見極め、効率的に仕事を進めています。
パレートの法則とは、「重要なものは全体の20％に集中している」という法則で、８０：２０の法則とも言われており、経営・マーケティングやビジネスでよく活用されています。
つまり、全ての業務のうち、重要な業務は全体の20％程度に集中しているということになりますから、優秀な人たちは、この最も重要な20％の業務を見極めながら、効率的な仕事になるように進めているわけです。
まずは、自分の業務を書き出してみて、どの業務が最も重要であるのかを見極めます。
その際に、最も意識しなければならないことがあります。
それは、自分のポジションの各々の業務が、成果に対してどのように直結しているかのを把握しておくこと、そこに対しての優先順位をつけておくことです。
また、パレートの法則のそれほど重要でない残りの80％の業務は、成果に対して直結していないだけであって無視をするのではなく、できる限り無駄を省くことで効率化をしていくのです。
ただのルーティン業務であれば、自動化する、誰かできる人（内部・外部問わずに）依頼する、打ち合わせなど、無駄な会話や手続きを省くことで時間を節約したり、時間管理を徹底して余計な時間を使わないようする、などして極限まで効率化することを目指します。
そうしながら、クリエイティブな仕事の方に余白を持って取り組むことができますし、良いアイデアを生み出すことができる可能性が高まります。
重要な業務を見極めることは、仕事の成果を上げるために欠かせないスキルです。
自分の業務を見つめ直し、パレートの法則を理解して、無駄を省き、重要な業務に集中することで、効率的な仕事を実現してみてください。
仕事術２：タスク管理
忙しいビジネスマンにとって、タスク（業務）管理は非常に重要なスキルです。
しかし、タスクが多すぎると、何を優先すべきかわからなくなり、効率的に仕事をこなすことができなくなってしまいます。
そこで、優秀な人たちは、タスク管理を工夫することで、効率的に仕事を進めています。
まずは、タスクを見やすく整理することが大切です。
- ToDoリストやカレンダーに、色分けや優先順位をつけて、やるべきことを一目でわかるようにする。
- タスクの詳細な情報をメモし、仕事に集中しやすくする。
- スマートフォンやタブレットにタスク管理アプリをインストールし、いつでもどこでも確認できるようにしておく。
優秀な人たちは、このようにタスク管理を工夫することで、効率的に仕事を進めています。
是非、タスク管理を見直して、あなたも仕事効率をアップさせてみてください。
仕事術３：仕事を良くするための情報収集
優秀な人たちは、仕事を効率的に進めるために、日々情報収集をしています。
効率化する情報や、無駄を省く情報、パフォーマンスを最大限にする情報など、様々な情報を収集し、仕事を改善していくのです。
① 仕事を効率化する情報収集
業務に使うツールやソフトウェア、作業の流れなど、仕事の効率を上げるためには、自分が使っているものが最新かつ最適なものであることが大切です。
具体例として、以下のようなものがあります。
- ツールやアプリケーションの最適化：
仕事に使うツールやアプリケーションを最適化することで、時間の節約につながります。例えば、タスク管理アプリを使って仕事の優先度をつけたり、自動化ツールを使って同じ作業を繰り返さなくて済むようにしたりすることができます。 - ワークフローの改善：
仕事の流れを改善することで、無駄な時間を省くことができます。例えば、業務の分担や役割分担を明確にし、重複した作業を減らすことができます。 - 自己管理の強化：
時間管理や集中力の向上など、自己管理のスキルを向上させることで、仕事の効率化につながります。例えば、1日のスケジュールを明確にして、タスクの優先順位を決めたり、定期的な休憩を取って集中力を保つことができます。
自分の仕事の特徴や優先度を把握して、効率化するための具体的な方法を考えましょう。
② 仕事の無駄を省く情報収集
仕事には、無駄な会議やメール、報告など、必要のない業務が含まれています。
こうした業務を省くことで、余計な時間を使わずに済むようになります。
また、時間管理に関する情報も重要です。自分の時間を最大限に活用するために、時間管理のテクニックを学び、実践することで、無駄な時間を省くことができます。
具体例として、以下のようなものがあります。
- メールの減少：
返信不要なメールには返信をしない、複数の人に同じ内容を送るメールはグループ宛に送信する、件名を明確にするなど、メールの数を減らすことで無駄な時間を省くことができます。 - 会議の短縮：
必要以上に長引く会議を減らすために、議題を明確にし、時間配分を厳守することが大切です。また、会議の前に資料を共有することで、会議中の議論をスムーズに進めることができます。 - 不要なタスクの削減：
自分が行うべきでないタスクを削減することで、無駄な時間を省くことができます。例えば、他の人が担当している業務に無理に手を出さず、自分が担当する業務に集中するなどです。
自分の仕事の特徴や優先度を把握して、無駄を省くための具体的な方法を考えてみてください。
③ 仕事のパフォーマンスを最大限にする情報
例えば、文章の効果的な書き方、営業話法、プレゼンテーション能など、自分のスキルを磨くことで、仕事のクオリティを向上させることができます。
また、業界の最新情報やトレンドに関する情報も収集することで、自分の仕事をより専門的に、質の高いものにすることができます。
情報収集を通じて、仕事の効率化、無駄の省略、パフォーマンスの最大化を目指しましょう。
具体例として、以下のようなものがあります。
- プロジェクト管理の徹底：
プロジェクトの進捗状況を把握し、スケジュールを管理することで、タスクの完了を早めることができます。また、リスク管理を行うことで、問題が発生した際に迅速に対処することができます。
- コミュニケーションスキルの向上：
上司や同僚とのコミュニケーションスキルを向上させることで、タスクの課題や問題をスムーズに解決することができます。また、クライアントとのコミュニケーションを円滑にすることで、信頼関係を築き、ビジネスの機会を拡大することができます。 - 自己成長の意識：
常に自分自身のスキルアップやキャリアアップを意識することで、パフォーマンスの向上につながります。業界のトレンドや最新技術を学ぶことで、自分のスキルを向上させ、高いパフォーマンスを発揮することができます。
自分の仕事の特徴や優先度を把握して、パフォーマンスを最大限にするための具体的な方法を考えてみてください。
まとめ
バカと天才、手抜きと効率化は、紙一重です。
優秀な人が実践する仕事術には、手抜きとは紙一重の効率化が重要です。
重要な業務に集中し、仕事の無駄を省くことが、効率アップの鍵です。
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