同じ職場の中でも、仕事で年中バタバタしている人もいれば、いつも落ち着いている人がいるなど、忙しさには違いがあります。
両者は仕事量の違いという訳ではなく、頭の中が整理できているかどうか・優先順位ができているかどうかという違いによって、忙しさに差が生じていることが多々あります。
もしも納期までに余裕があるものから手を付け、期日が迫っている仕事を放置していた場合、1つの仕事が終わってもすぐに別の仕事に取り掛からなくてはいけなくなるのです。
日々の仕事はやるべきことが常に追加され、それに応じて優先順位が変動しているため、今何をするべきか明確にしなければスケジュールに振り回されてしまうでしょう。
年中忙しいと悩みを抱えている人は、自身のスケジュールを見直し、やることの優先順位を決め、納期が迫っているものから手を付けていくことでスケジュールに余裕が生まれるものです。
このような働き方をするためには、やることリストの作成が欠かせません。
スケジュールに余裕があり、いつも落ち着いている人の多くがやることリストを作成し、スケジュール管理を行っている傾向にあります。
そこで今回は仕事のスケジュールに振り回され、年中バタバタしている方に向けて、やることリストのメリットや作り方についてご紹介させていただきます。
やることリストを作る4つのメリット
やることリストを作ることで、さまざまなメリットがあります。
ここでは、そのメリットについてご紹介させていただきます。
1. スケジュールを整理できる
やりことリストを作成することで、自分は今何をしなければいけないのかを整理できます。
仕事を行う上では期日や納期を守り、常にそのための行動が求められます。
スケジュールの整理が疎かになると、期日や納期への意識が希薄になるため、間に合わなくなるといったミスが起こり得るでしょう。
このようなミスを防ぐためにも、やることリストを作成する習慣を身につけましょう。
2. 効率的な動きができる
複数の仕事を抱えている場合、どの手順でどのような作業を行うのかを都度確認して整理しなければいけません。
この確認と整理は、意外にも時間がかかるものです。
やることリストを作成、どの手順でどのようなことをするのかを事前に整理できていれば、確認と整理に都度時間を取られなくなります。
結果として効率的な動きに繋がるのです。
3. 仕事を仲間に割り振れる
やることリストを作成してタスクが整理できていれば、忙しい時に仲間に仕事を振りやすくなります。
しかし、タスクの整理ができていない状態では、どのような仕事をどれだけ割り振るのかを考えなければいけないため、結局自分一人で進めた方が早いという状況が起こり得ます。
仲間に仕事を振りやすくなれば、分担して作業を進められるため、効率的な仕事の進め方が可能です。
4. やるべき仕事が明確になる
やるべき仕事を明確にすることで、どのように動くべきか、仕事がどれだけ進んだのかを可視化できます。
そのため、上長への仕事の進捗を報告する際には、より具体的で分かりやすい報告ができるでしょう。
さらに、何から優先的に手を付けるべきかが明確になるため、仕事にメリハリもつけられるでしょう。
やるべきことを明確にすることは、作業効率の向上に繋がるのです。
やることリストの作り方
やることリストを作るメリットをご紹介させていただきましたが、それを実践するためには作り方を知る必要があります。
ここでは、やることリストの作り方をご紹介させていただきます。
1. やることの書き出し
やることリストを作成する場合、最初にやることを書き出しましょう。
自身の仕事やこれからやるべきことを紙に書き出し、整理していきます。
それはメールを入れることや電話をすることなど、すぐに終わることも含めて思いつく限り書き出しましょう。
すぐに終わることほど忘れがちであるため、細かく挙げていきましょう。
2. カテゴリ別に分類する
やることの書き出しができたら、次はそれをカテゴリ別に分類しましょう。
仕事に関するものなのか、プライベートに関するものなのかという大雑把な分類を行い、さらにそこから重要度や緊急度ごとに分類していきます。
書き出したやることを管理せずにいると、何をするべきか分からなくなり、かえって混乱しがちです。
そのため、ここで行うカテゴリ別の分類は非常に重要といえるでしょう。
3. 納期の確認
カテゴリ別に分類したやることの中でも、重要度や緊急度が高いものをリストアップし、納期を確認しましょう。
納期が近い順に整理することで、自分が今何をするべきかが明確になります。
また、納期の確認が疎かであった場合、納期直前に慌てて作業に取り掛かるなど、行き当たりばったりの行動になりがちです。
そのため、常に納期を確認し、スケジュール管理を行いましょう。
4. 優先順位をつける
納期が近いものから順に整理できたら、優先順位をつけましょう。
納期が近くても重要度が低いものであれば後回しに、逆に納期に余裕があっても重要なものであれば、場合によっては優先順位が高くなります。
これらの優先順位は、自身の現在のスケジュールや仕事の状況に応じて変化するため、どのようにすれば正解ということは一概には言えません。
最初は不慣れかもしれませんが、このような手順でやることリストを作成することで、仕事を順序良く進めることができるでしょう。
やることリストの使い方、活用法3選
やることリストをうまく使うことで、仕事の進め方が大きく変化するはずです。
ここでは、そんなやることリストの使い方についてご紹介させていただきます。
1. 大きい仕事は分割する
1つの作業を行うことで終わる仕事もあれば、複数の工程を行わなければいけない大きい仕事もあります。
これらのうち、大きい仕事の場合はやるべき工程を分割して書き起こしましょう。
なぜなら、大きい仕事をそのまま書き出しただけでは、やるべきことが漠然としてしまうからです。
大きい仕事をこなすための手順を精査し、1つひとつを分割して書き出すことで、自身が行うべき作業の手順が明確になるはずです。
また、分割した仕事を順番に終わらせていくことで、自身の仕事の進捗が可視化でき、モチベーションの向上にも繋がるでしょう。
2. 5W1Hを意識する
やることリストでは、5W1Hを意識することで、リストを見ただけで自分がいつまでに誰に対してどのようなことをしなければいけないのかということがすぐに分かるようになります。
結果として、作業内容を都度考える手間が省けるはずです。
このように、やることリストに具体性を持たせるように意識することで、やることリストの効果をより発揮させやすくなるのです。
3. 週に1度はリストを振り返る
やるべきことを書き出しても、そのまま放置していると効果がありません。
やることリストは小まめに見返して、その都度更新していくことで効果が生まれるのです。
また、すでに終わったタスクを振り返り、自身の動きと結果がどのように連動しているのか、仕事量が適切だったのかを分析する際にも役立ちます。
そのため、週に最低1度はリストを見ながら、自身の仕事の動きを振り返りましょう。
仕事を分析する習慣を身につければ、より効率的な動き方ができるようになるはずです。
まとめ
今回はやることリストについて、ご紹介させていただきました。
仕事に振り回され、日々の生活に余裕がない方でも、やることリストを作成し、仕事を整理することで時間に余裕が生まれるケースが多々あります。
１度手を止めて冷静になり、仕事を整理することが大切です。
今回ご紹介させていただいたやることリストの作り方や使い方はあくまで一例であるため、自身に適した方法を見つけてみましょう。そのうえでスケジュールを組むことで、時間を上手に使えるようになるはずです。
ナオピロ 管理人のナオピロです。
やることをリストを習慣づけるといえば、手帳を活用するのがベストですよね。私も使用しているおススメな手帳をご紹介しますね。
以前は、あの有名な「ほぼ日手帳」を使っていました。
人の気持ちにやさしくて、人間工学的にも良いのではと思います。
デイリーページが1ページあり、自由度が高くて余白も多いので、持て余し気味になりました。
そこで今は、コクヨの「ジブン手帳 biziness版」を活用しています。
こちらは薄型で必要なスケジュールを立てやすく、to doリストなど必要最小限で且つ使いやすいと思います。サイズはA5版とB6版の2種類で、私はB6版を使用中です。好みですけどA5版だと机に広げて使用するにはちょっと大きすぎる気がしてます。
ビジネス感を少し醸し出しているので個人的にはこの手帳は好きです。
普段はジブン手帳だけでいいのですが、ちょっとしたアイデアを書き留めるための専用アイテム「ジブン手帳 IDEA」が別売りされているのがさらに良くて、私は「ジブン手帳 biziness版」と「ジブン手帳 IDEA」をセットで使っています。おススメです！
