一生懸命日々の業務をこなしているけど、なかなか思い通りに業務が遂行できずに悩んでいませんか。もしそうなら、知らず知らずのうちに、やらなくても良い業務を優先的に行い、本当にやるべきことに集中できていないことが原因の可能性があります。
この記事でご紹介する方法を実践していただき、本当にやるべきこととやらなくても良いことを把握することで効率的に仕事を行えるようになります。
なぜなら、日々の業務内容とその業務に費やした時間をデータとして記録してみると、想像以上に時間のかかっている業務や本当はやらなくてもいい業務に時間をかけていたという事実が意外にも多く発見できるからです。
無駄な業務は後回しにし、本当にやるべきことにフォーカスすることで、仕事が効率よく回るようになります。
この記事では、仕事を効率的に行うために役立つ仕事術を7つご紹介しますので、ぜひ参考にしていただき、業務改善にお役立ていただけたらと思います。
ポイント1. 業務を可視化して、効率化する
1.業務フローを書きだす
業務を可視化することは、本当にやるべき業務を把握するために役立ちます。まずは、現在自分が行なっている業務を洗い出し、それぞれの業務から得られる結果を把握しましょう。
業務内容と得られる結果が把握できたら、自分自身が求められている業務と比較して、本当にやるべき業務を発見することが大切です。
業務を可視化するためにおすすめな方法としては、業務フローを書き出し、それぞれの業務に対するマニュアルを作成してみることです。自分が普段どんな業務を行なっているかを客観的に見ることで、それまで気づけなかった無駄な業務や優先順位の間違いに気づくことができます。
2.パレートの法則で重要な２割の業務を把握する
パレートの法則という言葉を、一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。
パレートの法則とは、全体の数値の大部分は、全体を構成する要素の一部が生み出しているとする法則で、「80:20の法則」とも言われます。
このパレートの法則を業務に当てはめると「２割の業務が、全体の８割の結果に影響を与えている」と考えられます。つまり、本当に重要な「２割」の業務にフォーカスしさえすれば、得られる結果の大部分が改善されるということになります。
「２割」の重要な業務をフォーカスするための方法の一つとして、自分に与えられた「成果」から捉えてみると良いかもしれませんね。
その成果を出すためにやるべきことが、重要な業務になるからです。
仕事をしている以上、営業、技術職、総務…どの業種・立場であっても、必ず成果があります。
ただ自分で把握していない場合が多いのです。
どのような成果を出さないといけないのか、ここから見ていくとご自分の重要業務がわかりやすいと思います。人事評価シートがお手元にあれば参考になる部分がありますので確認しておきましょう。
次に、自分の日々行っている業務を洗い出し、緊急度と重要度を軸に4つのパターンで見てみましょう！
- 重要度が高く、緊急度も高い
- 重要度は低いが、緊急度は高い
- 重要度は高いが、緊急度は低い
- 重要度も低く、緊急度も低い
4パターンに分けることができたら、自分の業務の現状を把握してください。
そのために、以下の項目でも理解しておきましょう。
- いつ
- 何を
- どれだけの時間を使って
この3つのポイントに絞って、業務内容に関するデータを記録しておくとデータ管理ができ分析できます。
例えば、おすすめのツールは「Googleカレンダー」です。
Googleカレンダーは、Googleが提供する時間管理アプリで、予定と予定に要する時間をカレンダー上に残しておけます。
Googleカレンダーを使えば、業務内容とその業務にかかった時間をデータとして残し、重要度と緊急度の高い業務にどれだけフォーカスして仕事を行えているかを判断できるようになります。
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3.業務をシミュレーションする
業務を一度シミュレーションしてみます。
まず、仕事を効率的に行うためには、やることとやらないことを決めることが大切です。
事実に沿った問題点を洗い出すことがおすすめです。その事実に基づいた問題点を参考にし、業務改善策を考えてみましょう。
「仕事では必ず予期せぬことが起こる」ということを常に頭に入れておくことが大事です。
運が良い悪いで片付けるのではなく、必要なことが起きている、と捉えましょう。
ポイント2. 思考を研ぎ澄ます
業務を効率的に行う上では、思考が研ぎ澄まされ、やるべきことに集中できることがとても大切です。そのために、思考が乱されてしまう考え方を止めるように努めましょう。
それは、「正解を求めて悩むこと」です。
悩むことは、大きな時間のロスとなってしまいますから別の思考法で捉えなおします。
それは、「目的のために自分は今どんなことができるのか？」という問いです。
具体的な方法としては、以下の手順で行うのがおすすめです。
- 携わっている業務の目的（ゴール）を書き出す
- 目的に対して、現状で達成できていることを書き出す
- 上記１と２をもとにして２つの視点で俯瞰する
今、自分がしなければいけないこと（have to）を感じてみる
今、自分は本当は何がしたいのか（want to）を感じてみる
この時、それまで常識だと思い込んでいたことは一旦棚においてください。本当はこうなのに、あれもある、これもある、こうしないと怒られる、など、思考のすぐ横に自分を守る見えない殻のようなものが存在します。
ですから、根拠を持って理論的に進む部分以外に、明確な根拠はない自信や、肌感覚や、みんなを喜ばせたい、のような温もりのようなもののバランスをとるためには、日頃から感覚を研ぎ澄ますようにしておくことが必要です。
歴史的な偉人や成功者の多くは、「直観が先で理屈は後」と言われる方が多いです。
直観的な感覚も研ぎ澄ませておいた方が結果的に効率的なのかもしれませんね。
このように、思考を一旦リセットして、自分の感覚に向き合うということはとても役に立ちます。
ポイント3. コミュニケーションで人を動かす
仕事をする上で、円滑なコミュニケーションは大切です。
もし、コミュニケーションがうまく行かず、以下のような状況が発生すれば、二度手間三度手間となり仕事の効率性は下がってしまいます。
- 言ったはずなのに伝わっていなかった
- 伝えたはずなのに動いてくれなかった
このような状況を回避するための解決策としては、まずは、自分が伝えることと、相手が受け取ることとでは、解釈に違いが生じる場合があるということを理解しておきましょう。
その上で、相手に何かをお願いしたり指示したりする場合は、相手がどう受け取ったかを必ずその都度確認し、お互いのミスマッチをなくすことが大切です。
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ポイント4. 会議を効率化する
効率的な会議とは、目的がはっきりしていて、その会議を行うことで新たな解決策が見つかったり、同時に業務が改善される会議のことです。
しかし、多くの会社では、会議が社員の業務を圧迫する要素の一つとなっている場合が多いのではないでしょうか。
- 会議が長引いてしまったために、予定していた業務が遅れてしまった
- 定例会議など必要がない場合でも、ルーティン業務だからという理由だけで会議を実施
この結果、多くの社員の時間を浪費してしまいます。
まずは、行う必要がないのに一種の義務感で開催している会議は中止しましょう。このことを大前提として、行う必要のある会議が長引いてしまうことに対する解決策を以下に記載します。
会議が長引くことが多いという人は、次の6つのことを実施してみてください。
- 参加者に資料を事前に配布しておく
- 使う機材の操作方法を理解しておく
- 参加者を厳選する
- スタンディングテーブルを用いる
- 発言のルールを決める
- 遠隔会議で移動時間を削減する
特に、参加者が、会議について事前に理解できていない場合は、資料を事前に配布しておくことで解決できます。
参加者それぞれが会議の準備を整えた上で行えば、議題を説明したり、案を考える時間を省くことが可能です。
また、会議中に意見が出なかったり、まとまらなかったりして、時間だけが浪費されてしまうことに悩んでいる人は、スタンディングテーブルを活用してみましょう。
特に、丸いテーブルを使えば、文字通りお互いに輪が生まれ、会議に一体感を生み出しやすいと言われているのでおすすめです。実際にアイリスオーヤマ株式会社をはじめとする、さまざまな企業で取り入れられています。
ポイント5. 効率よく学ぶ
日々の業務を改善するためには、起こる出来事一つ一つから学び改善していくことが大切です。
そのためには、「起こること全てに意味がある」と捉えるようにしましょう。
世の中の出来事は、必要なことが必要なタイミングで起こっています。そのため、一つ一つの出来事にフォーカスして、
- なぜ今それが起こったのか？
- その出来事を受けて、自分はどうすべきか？
を常に考え行動に移すことをおすすめします。そうすることで、何度も同じ経験をする時間と労力を省くことができます。
仕事をする上で起こる悩みや問題については、蔑ろにせず、常に意識を配り、その都度解決していくように心がけましょう。
まとめ
仕事が思うように進まないと悩んでいる人の多くは、知らず知らずのうちに、やらなくても良い業務を優先してしまっていることにあります。パレートの法則に当てはめると、8割の仕事を優先してしまっている状況です。
そのため、自分がやるべき業務とやる必要のない業務を分類し、やるべき業務に集中できれば仕事は効率化されて結果も改善されます。
この記事では、仕事を効率よく行うための仕事術についてご紹介しましたので、ぜひ参考にしていただき、ご自身の仕事の見直しに役立てていただければ幸いです。
