コミュニケーションでは「伝えたつもり」と「相手が受け取ったこと」にズレが生じることがよくあります。
この誤解が原因で、仕事の進行に支障が出たり、信頼関係に影響を及ぼしたりすることも多々発生します。
そこで役立つのが「ポジションチェンジ」という考え方です。
相手の立場に立ち、「自分が相手ならどう受け取るか？」を考えることで、ミスコミュニケーションを減らし、信頼を深めることができます。
誤解が生まれる原因とその影響
1. 伝えたつもりでもズレが生じる理由
私たちは日々、言葉を使ってコミュニケーションを取っています。
しかし、「伝えたこと」と「相手が理解したこと」が必ずしも一致するとは限りません。
そのズレが生じる主な理由は以下のとおりです。
- 言葉の解釈は人それぞれ違う
同じ言葉でも、聞き手の経験や価値観によって受け取り方が異なります。例えば、「すぐに対応してください」と伝えたとき、自分は「5分以内」と思っていても、相手は「今日中」と解釈することがあります。 - 相手の背景や前提が異なる
相手の知識や状況を考えずに話すと、誤解を生みやすくなります。例えば、業界用語や専門用語を使うと、相手が意味を知らずに誤った理解をする可能性があります。
また、チームの方針を知らない新入社員に指示を出す場合、説明が不十分だと「何をどうすればいいのか」が伝わりません。 - 「伝えた＝理解された」と思い込む落とし穴
自分の中では完璧に説明できたと思っていても、相手が同じように理解したとは限りません。
特に、一方的に話すだけでは、相手がどこまで正しく受け取っているか分かりません。「言ったのに伝わっていなかった」というトラブルは、こうした思い込みから生まれます。
2. 誤解が生むビジネス上のリスク
コミュニケーションのズレは、仕事にさまざまな悪影響を及ぼします。
特に、ビジネスの場では次のようなリスクが発生します。
- 指示の誤解による業務の遅れ
上司が「この作業を優先して」と指示を出したつもりでも、部下が「他の業務と並行して進めればいい」と解釈した場合、期限に間に合わないことがあります。
伝え方の違いひとつで、スケジュールに影響が出てきます。 - 認識のズレがトラブルを引き起こす
「シンプルなデザインにしてください」と要望されたとき、自分は「白を基調としたシンプルさ」と考えていても、クライアントは「文字数を減らしたシンプルさ」を求めているかもしれません。
このズレに気づかないまま進めると、納品後に「こんなはずではなかった」とクレームにつながることがあります。
コミュニケーションにズレがあると、「この人とは話が通じない」「何度も確認しないと安心できない」と思われてしまいます。結果として、信頼関係が築きにくくなり、円滑な協力が難しくなることもあります。
伝えたつもりでも、相手が意図どおりに受け取るとは限りません。
その原因は、言葉の解釈の違いや、相手の前提知識の差、そして「伝えたから大丈夫」という思い込みにあります。
ポジションチェンジで誤解を防ぐ方法とその影響
1. ポジションチェンジとは？
ポジションチェンジとは、「相手の立場になって考える」ことで、コミュニケーションのズレを防ぐ方法です。
単に自分の言いたいことを伝えるのではなく、「もし自分が相手だったら、どう受け取るか？」を意識することで、伝え方を工夫できるようになります。
この習慣を持つことで、相手にとって分かりやすい表現を選び、誤解のないやり取りが可能になります。
2. ポジションチェンジの実践方法
ポジションチェンジを取り入れるには、具体的な場面を想定しながら実践することが重要です。以下の３つの視点で考えてみましょう。
- 相手が「聞き手」だったら？
発言する前に、「この説明は相手にとって分かりやすいか？」と考えます。たとえば、専門用語を多用すると、相手が理解しづらくなる可能性があります。その場合、「例え話を入れる」「噛み砕いて説明する」といった工夫が必要です。
さらに、「こういう認識で合っていますか？」と確認の質問を加えることで、誤解を減らせます。 - 相手が「クライアント」だったら？
クライアントへの提案をする際、「この説明で納得できるか？」という視点を持つことが大切です。
例えば、「この商品は最新技術を搭載しています」と言うだけでは、具体的な価値が伝わらないかもしれません。
クライアントの立場なら、「どんな問題を解決できるのか？」が気になるはずです。「〇〇の課題を解決し、コスト削減につながります」と、相手のニーズに即した伝え方に変えることで、理解が深まりやすくなります。 - 相手が「部下」だったら？
指示を出すとき、「どのように伝えたら動きやすいか？」を考えると、業務の進行がスムーズになります。例えば、「急ぎで対応して」と伝えるだけでは、優先度が分からず混乱する可能性があります。
「今日の15時までに完了させてほしい。最優先で進めてほしい」と伝えれば、認識のズレがなくなります。相手の立場に立つことで、的確な伝え方ができるのです。
ポジションチェンジを習慣化すると、ミスコミュニケーションが減少し、コミュニケーションの精度が向上します。
まとめ
ポジションチェンジを取り入れることで、相手の気持ちを理解しやすくなり、誤解を防ぐことができます。それだけでなく、「気が利く」「話が分かる」と評価され、信頼関係の構築にもつながります。
伝えるだけで終わるのではなく、「相手がどう受け取るか」を意識し、より良いコミュニケーションを目指しましょう。
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